Détail du poste Au coeur du fonctionnement de l'UFR LVE, vous assurez un rôle clé de coordination, d'organisation et de communication auprès de la direction, des équipes et des partenaires. A ce titre, vous serez en charge de : Assurer le secrétariat de direction : Assurer le secrétariat du Directeur, des Directeurs adjoints et de la Directrice administrative Organiser le Conseil d'UFR : préparation et envoi des convocations, diffusion des documents, rédaction des bulletins de décisions et mise en forme des procès-verbaux de délibération Gérer le courrier, l'accueil physique et téléphonique ainsi que l'adresse mail de la direction Diffuser les informations institutionnelles auprès des départements (circulaires, notes, informations) Planifier les réunions et gérer les plannings des salles Assurer les relations avec les partenaires extérieurs (intervenants professionnels, partenaires internationaux) Contribuer à l'organisation des élections au Conseil d'UFR Suivre des dossiers transversaux : Assurer le suivi et la mise à jour des jurys et commissions de sélection Faire le lien entre la DRH et les personnels enseignants et administratifs (arrêtés, autorisations de cumul, etc.) Gérer les emplois étudiants via l'application dédiée (OSE) Contribuer à la gestion administrative des personnels permanents et ponctuels Procéder à l'installation des enseignants et professeurs invités et à la centralisation des dispositifs d'accompagnements. Participer à la communication et à la vie de l'UFR : Mettre à jour le site internet de l'UFR en lien avec le référent pédagogique Assurer le rôle de référent communication pour l'UFR Créer et gérer un espace documentaire partagé pour les documents internes Contribuer à l'organisation des événements institutionnels (Journée portes ouvertes, salon étudiant, journée du lycéen, remise des diplômes) Contribuer à la logistique et au bon fonctionnement du service : Assurer l'approvisionnement en papier des copieurs Réceptionner les prestations trai