Placé(e) sous la Direction du Responsable d’Agence et du Responsable d’Agence Adjoint, le collaborateur/la collaboratrice sera en charge de la gestion administrative de l’Agence : FINALITE DU POSTE Assurer un soutien administratif auprès des différents collaborateurs de l’Agence en organisant les tâches administratives y compris la réception et le traitement de l’information LES MISSIONS DU POSTE : ASSISTANAT DE L’AGENCE A ce titre, il/elle doit : Répondre et filtrer les appels téléphoniques Effectuer toutes tâches administratives en support des différents services de l’agence Traiter le courrier et les mails : rédaction, frappe et diffusion Organiser le classement, l’archivage des dossiers et la documentation du service Organiser des réunions de service et participer aux échanges selon la nécessité Assister le responsable dans l’organisation de ses déplacements (réservations diverses…) Gérer les fournitures de bureau de l’agence : passer commande, distribuer et stocker en collaboration avec le service Achats Contribuer à la préparation des pièces nécessaires à la constitution des dossiers des réunions périodiques en collaboration avec le responsable Assurer la continuité de service, de façon temporaire, en cas d’absence imprévue du chargé d’accueil Maîtriser les outils bureautiques et plus généralement les nouvelles techniques nécessaires à l’évolution de sa fonction Effectuer les attestations d’autorisations d’accès dans les résidences pour les forces de l’ordre ASSISTANAT DU RESPONSABLE D’AGENCE ET ADJOINT Rédiger, saisir, éditer et envoyer les notes et courriers Participer à la rédaction des procédures de l’agence et les mettre à jour Préparer les documents de travail pour les réunions Prendre des notes en réunion et rédiger les comptes rendus et relevés de décisions Participer à la conception de documents (notices, brochures) destinés aux locataires en collaboration avec le service communication Traite
Recruteur ou personne concernée par cette annonce ? Demander la suppression