Détail du poste Contribuez au rayonnement culturel et événementiel de la Ville d'Arras. Assister directeur/trice de la Vie Culturelle et le directeur/trice de l'Evénementiel et par défaut, du coordinateur(rice) : - Gérer l'agenda : organisation de l'agenda et prise de rendez-vous en fonction des priorités du directeur/trice de la Vie Culturelle et de l'Evénementiel et par défaut, du coordinateur(rice), suivi des rendez-vous, des réunions, planification des différentes instances et réunions - Organiser les rendez-vous, réunions, visites, et déplacements (ordres de missions, réservations, états de frais) - Travailler en collaboration avec les chefs de service et les chefs de projet de la direction - Participation aux réunions de directions respectives et rédaction des comptes-rendus - Garantir un reporting régulier - Rechercher, centraliser et diffuser les informations Assurer le suivi administratif des deux Directions : - Assurer le suivi des courriers pilotés et non pilotés et la rédaction des réponses - Assurer le suivi des parapheurs, des notes d'informations et d'intention - Assurer les demandes techniques et les suivre (Astech) - Suivre les demandes spécifiques (demandes du directeur de Département, du cabinet ...) - Assurer le suivi des dossiers administratifs : traitement des candidatures du projet Ville de Noël, du marché des saveurs sur le projet Fête de l'Andouillette et du formulaire d'inscription sur le projet Fête de la Musique. - Assurer une veille particulière sur les délais de transmission - Suivre les projets et activités de la direction - Assurer la vérification de la mise en page des courriers, des notes, des diaporamas et tout autre document de la direction - Gérer le planning de congés des agents - Gérer le stock de fournitures de bureau et procéder aux commandes Assurer l'accueil physique et téléphonique des deux Directions : - Assurer l'accueil physique et téléphonique : filtrer les arrivées, les appels et transmettre les messages téléphoniques