Assistant de Direction H/F

Description

Détail du poste Missions principales liées au dirigeant: Coordination des priorités et gestion des communications du dirigeant: - Piloter au quotidien les priorités et activités du dirigeant via un outil de gestion des tâches structuré et efficace. - Assurer un suivi rigoureux des projets en cours et veiller à leur bonne avancée. - Préparer les contenus et communications liés à ses activités : dossiers d'oeuvres, présentations, supports ventes. - Rédiger et assurer le suivi des emails et correspondances avec réactivité et précision. Suivi administratif des ventes - Assurer le suivi administratif et opérationnel des dossiers de vente du dirigeant en mettant à jour les outils de suivi et en veillant à la bonne exécution de chaque transaction. - Coordonner les étapes post-vente avec l'Associate Director : paiements, envois certificats d'authenticité, suivi transports et installations des oeuvres. - Veiller au respect des délais et à la bonne circulation des informations tout au long du cycle de vente. Gestion de l'agenda et des déplacements - Organiser et optimiser l'agenda complexe du dirigeant (rendez-vous, appels, réunions, dîners, vernissages, expositions, foires et déplacements), en assurant une gestion fluide des priorités. - Transmettre quotidiennement une synthèse claire des rendez-vous et événements à venir. - Planifier et coordonner l'ensemble de la logistique des déplacements : vols, hôtels, transports, restaurants, visas et formalités administratives. - Préparer et centraliser tous les documents nécessaires aux déplacements (cartes d'embarquement, invitations, badges d'accès, etc.), avec un programme de voyage détaillé. - Anticiper et gérer avec réactivité les imprévus (modifications, annulations, conflits d'agenda), en maintenant une communication fluide et efficace. - Assurer une coordination étroite avec les interlocuteurs internes et externes, via les outils et calendriers partagés (notamment TeamUp). Gestion et développement stratégique des bases de co