Assistant(e) de direction - Direction Générale Adjointe (H/F)

Description

Limitrophe au sud de Paris, l'Établissement Public Territorial Vallée Sud Grand Paris rassemble 11 communes (Antony, Bagneux, Bourg-la-Reine, Châtenay-Malabry, Châtillon, Clamart, Fontenay-aux-Roses, Malakoff, Montrouge, Le Plessis-Robinson - Sceaux) représentant plus de 400 000 habitants. Vallée Sud - Grand Paris est engagé autour d'un projet fédérateur axé sur la protection du cadre de vie, la création et l'innovation. Vallée Sud - Grand Paris recherche par la voie statutaire, et à défaut contractuelle, sa ou son : Assistant(e) de direction - DGA Transition Energétique et DGA Cadre de Vie (Cadre d'emplois des adjoints administratifs territoriaux) Missions principales Organiser la vie professionnelle des DGA : Établir une relation de confiance Organiser l'agenda et la prise des rendez-vous en fonction des priorités et échéances Réaliser le suivi des tableaux de bord d'activité Rappeler les informations importantes et transmettre les messages laissés Organiser les déplacements Gérer des dossiers, mettre en œuvre des procédures définies : Constituer, mettre en forme et suivre des dossiers administratifs Vérifier les pièces des dossiers Préparer l'instruction des dossiers dans le cadre d'une procédure précise Assurer l'organisation de réunions : Réserver des salles et des matériels adéquats Préparer les dossiers, les convocations Accueillir les participants Assister éventuellement aux réunions : prise de note et rédaction de compte-rendu Tenir le secrétariat des directions : Réceptionner, traiter et diffuser le courrier et les messages électroniques. Assurer le suivi du circuit des parapheurs Scanner, photocopier et faxer les documents Trier, classer et archiver des documents Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique (courriers types, notes, fax, rapports, tableaux, etc.) Superviser administrativement l'action des assistantes au sein des 2 directions. Gérer l'approvisionnement en fournitures du bureau et suppléer aux autres assistant(e)