Assistant de direction - F/H

Description

RESPONSABILITÉS : Site d'affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Bobigny Composante / Service : UFR SMBH / Direction Fonction d'encadrement : non Secrétariat standard ✓ Assurer l'accueil et l'orientation des interlocuteurs internes et externes ✓ Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier ✓ Assurer la gestion des messages téléphoniques et électroniques ✓ Saisir, alimenter et mettre à jour des bases de données, tableaux de bord, mailings listes dédiées à la gestion administrative ✓ Saisir et mettre en forme des documents divers Secrétariat de direction ✓ Gérer l'agenda de la Directrice et contrôler les échéances ✓ Préparer et organiser les rendez-vous, réunions et déplacements de la Directrice ✓ Assurer l'interface entre les différents services et départements de la composante, la Directrice et l'Université ✓ Organiser le circuit de traitement et de signature des parapheurs ✓ Être référent I-parapheur pour les conventions ✓ Élaborer et suivre le calendrier annuel de l'UFR ✓ Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le fonctionnement de la composante ✓ Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés ✓ Recueillir, traiter, diffuser et faciliter les informations internes et externes nécessaires au fonctionnement de la composante ✓ Assister les personnels et les usagers ✓ Assurer le soutien logistique de l'activité de la Direction ✓ Gérer la programmation du contrôle d'accès via l'application MATRIX ✓ Gérer les commandes de la Direction Organisation d'événements pour la direction de l'UFR ✓ Identifier les besoins, réserver les salles ✓ Demander les prestations auprès des fournisseurs (traiteurs et professionnels) et en assurer le suivi ✓ Coordonner l'ensemble des opérations avec les différents services (appariteurs, techniciens, sécurité et sûreté) Organisation des réunions institutionnelles ✓ Préparation des réunions institutionnelles (conseil de gestion et bureau, commission des