Détail du poste Vous serez amené à travailler avec les 3 unités, sous l'autorité hiérarchique de la responsable de service, et en lien avec l'assistante de direction, et les assistantes des autres services. Missions principales 1. Contribuer à l'organisation de l'activité du service - Gérer les agendas de la responsable de service et des responsables d'unités - Préparer et organiser des réunions - Rédiger les comptes rendus - Assurer le secrétariat courant : suivi des courriers arrivés et départ avec un logiciel métier, gérer les appels, suivi de la boîte mail générique du service 2. Contribuer à la gestion administrative et RH - Assurer le suivi du planning des congés du service - Gérer les stocks et commander les fournitures bureautiques - Suivre les demandes de formations et de déplacements des agents du service 3. Participer aux activités courantes du service - Assurer le suivi des arrêtés municipaux d'urgence rédigés par le service - Appui à la gestion des espaces collaboratifs - Suivre les marchés publics et les bons de commande - Appuyer l'unité prévention et culture du risque : appui au suivi administratif de subventions - Appuyer l'unité préparation et gestion de crise : mise à jour des plans de crise et des annuaires opérationnels 4. Participer à la gestion des crises Assurer des tâches administratives et logistiques en situation de crise Le profil recherché Profil recherché :Maîtriser les techniques de secrétariat et de gestion administrativeRédiger avec clarté et précision, être rigoureuxAppétence pour les outils numériquesMaîtriser les outils bureautiques S'organiser et gérer les prioritésS'adapter à des demandes multiples et simultanéesBon sens relationnel, appétence pour le travail en équipe et en transversalitéFaire preuve d'autonomie, de polyvalence et être force de proposition
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