ASSISTANT ADMINISTRATIF (H/F) - MAIRIE DES ESSARTS-LE-ROI

Description

Référence CSP: O078260/105000766 L’agent doit assurer quotidiennement la gestion administrative des services techniques.  Accueil et information • Assurer l’accueil physique et téléphonique du public, des entreprises et des partenaires. • Renseigner, orienter et assurer la transmission des informations au sein du service.  Gestion du courrier et des documents administratifs • Réceptionner, enregistrer, diffuser et classer les courriers entrants. • Rédiger et préparer les courriers sortants, assurer leur mise à la signature et leur expédition. • Suivre et archiver l’ensemble des documents administratifs du service.  Suivi administratif des interventions techniques • Enregistrer, analyser et transmettre les demandes d’intervention (logiciel 3P ou équivalent). • Suivre les demandes auprès des délégataires et partenaires extérieurs. • Gérer les plannings du service et consolider les informations nécessaires au pilotage quotidien.  Marchés publics et commande publique • Assurer le suivi administratif des marchés : annonces légales, courriers, ... • Préparer les bons de commande validés par la direction, en lien avec le service Finances. • Assurer la notification des commandes et marchés de service.  Gestion administrative du personnel technique • Saisir et suivre les heures supplémentaires, présences/absences et congés des équipes techniques. • Mettre à jour les tableaux de suivi.  Suivi logistique et matériel • Gérer les stocks de matériels, fournitures, consommables et produits d’hygiène. • Passer les commandes nécessaires avec validation hiérarchique.  Organisation et coordination • Programmer et organiser les réunions du service (convocations, salles, documents). • Assurer le lien entre la direction, les partenaires externes et les autres services municipaux. Missions spécifiques : - Gestion du matériel, des clés etc