Assistant /Assistante administrative de formation (H/F)

Description

Rejoignez une équipe dynamique et une structure en plein développement. L'Assistant(e) Formation est en charge de la gestion des dossiers des stagiaires. Il/elle s'assure de la conformité de dossiers d'inscription, de la mobilisation des financements en lien avec les employeurs et les OPCO jusqu'à la réalisation de la facturation. Il/elle assure le suivi durant la formation en lien avec l'équipe pédagogique et assure le relai administratif entre les stagiaires et les employeurs. Missions Les missions s'articulent autour des axes suivants : Accueil & Relationnel : - Accueillir, informer, orienter et accompagner les divers publics de nos formations (ouverture du centre, mail, téléphone) - Veiller à la bonne tenue et à l'entretien des espaces de formation et des locaux Gestion des inscriptions : - Participer avec les équipes commerciale et pédagogique au bon remplissage des formations - Saisir les dossiers entrants dans les différents tableaux de suivis et logiciels (Edusign, EVOC, plateforme AKTO) - Inscriptions aux examens Suivi administratif : - Elaborer et transmettre les documents administratifs en lien avec la formation (CERFA, conventions, convocations, livrets stagiaire, plannings, attestations,.) - Suivre et gérer les émargements sur Edusign - Suivre les plannings et l'édition des ordres de missions (ODM) des formateurs - Mettre à jour les tableaux de bord et outils de suivi interne - Respecter les process mis en place - Assurer le classement et l'archivage des documents (papiers et numériques) Facturation : - Suivre les conventions de financement, collecter les pièces justificatives nécessaires - Réaliser les relances financières auprès des financeurs, OPCO, entreprises partenaires ou bénéficiaires - Participer à la préparation des éléments de facturation en lien avec l'équipe financière Profil : Une expérience dans le domaine de la formation ou bien de l'insertion professionnelle est un avantage certain. Savoir-être : - Capacité à s'adapter aux situat