Description du poste : L'agent est chargé d'organiser et coordonner les activités du secrétariat de direction de l'AIA BR Superviser et optimiser le fonctionnement du secrétariat -Assurer l'ensemble des tâches de secrétariat de direction (saisie de documents, enregistrement, distribution, classement, archivage de la documentation et du courrier) -Gérer l'emploi du temps du Directeur de l'AIA BR et des sous-directeurs -Assurer l'optimisation du temps et du travail : Organiser et superviser l'activité du secrétariat ; Gérer les agendas du directeur et de certains sous-directeurs -Tenir à jour du référentiel organisationnel sur le portail AIA BR - Tenir à jour le Registre de Publication des Actes Administratifs ( RPAA) - Suivi des textes caduques et obsolètes en lien avec les rédacteurs - Référent de l'AIA de Bretagne pour les Archives - Rédiger les décisions de nominations, de délégations de signature, de suppléances permanentes - Établir les organigrammes AIABR et sous-direction administration - Rédiger des ordres de circonstances (OC) de programmation et suppléance annuelles de la Direction - Responsable des cartes achats N1+N3 ( Achats Internet et locaux/suivi du budget alloué) pour la direction - Préparer les dossiers financiers pour les sorties de cohésion de la Direction - Suppléer le secrétariat de l'antenne de Lann-Bihoué - Soutenir le bureau communication - Assurer la transmission et la mise à disposition de l'information ( CMI) Description du profil : Vous justifiez d'une expérience en secrétariat, le candidat doit disposer des compétences suivantes : organisation et méthode, utilisation des logiciels bureautiques, adaptabilité, réactivité, techniques de secrétariat, savoir travailler en équipe. Confidentialité et discrétion professionnelle. Aptitudes relationnelles et de communication interpersonnelle confirmées.
Recruteur ou personne concernée par cette annonce ? Demander la suppression