Description
Au sein du département « Développement Durable », l'Assistant.e. de projet, sous la responsabilité du Directeur du Programme Green Overseas (ou la personne qu'il désignera), accompagnera et appuiera l'équipe du Programme dans la coordination et gestion des aspects logistiques et évènementiels, d'autres aspects liés à la gestion opérationnelle, administrative et financière du Programme. Les principales missions confiées à l'Assistant.e. de projet, sont les suivantes, les missions et activités énoncées ne sont pas limitatives: Gestion logistique & évènementiels : - Organisation et gestion en direct des déplacements des missionnaires et intervenants (animateurs, experts, formateurs, prestataires) en collaboration avec un prestataire voyages - Réservation des billets d'avion/train, location de voitures et autres moyens de transport - Gestion administrative des visas et de toute formalité administrative préalable aux déplacements - Contrôle des itinéraires reçus et optimisation des coûts - Coordination de l'organisation d'événements en France et à l'étranger - Appuie à l'organisation et coordination d'événements spécifiques (missions experts ou siège, séminaires et réunions) : préparation des déplacements (billets d'avion, ordre de mission), gestion des relations prestataires (hôtel, repas, services de traduction, DHL .) ; - Elaboration (avec appui de l'équipe) et suivi des contrats de prestation de service (pour prestataires évènements et autres fournisseurs de service liés à la logistique et ou à l'évènementiel) - Mise en payement des prestations en appui des collègues administratifs-financiers et d'autres membres de l'équipe GO Gestion administrative & financière : - Préparation et suivi des factures fournisseurs, des paiements des prestataires et des experts en appui au(x) chargé(s) de projets (élaboration des factures et des bons à payer, vérification de la conformité des pièces justificatives et factures, relances éventuelles) ; - Appui au RAF et Cha