Hotesse d'acceuil (H/F)

Description

- STANDARD o Gestion du standard téléphonique en back up, remplacement et/ou débordement o Accueil physique des clients o Gestion des flux de communication interne et externe : prise de messages o Réservation des salles de réunion et gestion des conflits de salles o Installation des clients dans les salles de signatures lors des RDV o Checking des salles de RDV du RDC et 3ème étage avant et après les RDV : préparation et remise en ordre, gestion de la vaisselle, . o Réception du courrier, des plis clientèles et de tout colis o Tri du courrier et distribution o Envoi du courrier o Ouverture et fermeture de l'étude à la clientèle o Ouverture et fermeture des volets du rez-de-chaussée o Remplacement à titre très exceptionnel de l'accueil à ISSY LES MOULINEAUX - ADMINISTRATIF o Commande des fournitures et suivi du stock et des consommables (eau, thé, tisanes, café,.) - mutualisation avec le site d'ISSY. o Commande des repas lors des RDV ou les réunions o Gestion des évènements internes ou clients o Gestion de la décoration florale de l'étude o Réservation des taxis, billets de train, . o Prise de RDV pour les associés o Classement et archivage des documents o Gestion du fonctionnement des imprimantes : remplissage des bacs de papier, résolution des dysfonctionnements avec le fournisseur en cas de panne, . o Vérification de l'entretien des locaux avec la société de ménage o Réponse aux demandes de copie des actes de Paris avant la fusion o Scanner les anciens dossiers clients pour supprimer les dossiers papiers o Gestion des retours des SPF o Tâches de secrétariat à titre accessoire