RESPONSABILITÉS : Activités principales : 1. Assurance de la conformité juridique et réglementaire • Veille législative et réglementaire • Respect des normes archivistiques 2. Analyse et évaluation des besoins documentaires • Analyse des flux documentaires : Étudier les types de documents, leur cycle de vie et leur volume pour adapter la gestion électronique. • Identification des documents à archiver : Sélectionner les documents pertinents pour l'archivage en fonction des exigences légales, organisationnelles et stratégiques. 3. Organisation et classification des documents • Définition d'une structure de classement : Concevoir des classifications et des taxonomies pour organiser les documents de manière logique et efficace dans le système GED/BPM. • Indexation des documents : Veiller à ce que les documents soient correctement indexés avec des métadonnées (date, auteur, type, etc.) pour en faciliter la recherche et l'accès. 4. Mise en œuvre de la gestion documentaire électronique • Conception et paramétrage du système GED/BPM : Participer au choix et à la configuration de la solution GED/BPM en s'assurant qu'elle répond aux besoins d'archivage. • Migration des documents physiques et numériques : Assurer la numérisation et l'intégration des documents dans le système électronique tout en garantissant leur authenticité et intégrité. 5. Sécurité et gestion des accès • Contrôle des accès et des droits d'utilisation : Mettre en place des politiques de sécurité pour garantir que seules les personnes autorisées peuvent accéder ou modifier les documents sensibles. • Gestion des copies de sécurité 6. Préservation et gestion des archives à long terme • Conservation des archives • Gestion de l'obsolescence des supports 7. Formation et sensibilisation des utilisateurs • Formation des utilisateurs • Sensibilisation à la gestion documentaire 8. Audit et amélioration continue • Contrôles de qualité • Amélioration des processus. 9. Gestion des proces
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