Agent administratif / Agente administrative (H/F)

Description

Le/La secrétaire accueille, informe et oriente les résidents, les familles et les visiteurs, physiquement et au téléphone. Il/Elle participe à la gestion administrative de la résidence. Il/Elle exerce sa mission dans le parfait respect des Chartes emeis, de l'intimité et de la dignité du résident, veille à son confort et à sa sécurité, observe la confidentialité des informations qu'il/elle détient à son égard, agit conformément aux procédures applicables. Gestion des appels téléphoniques * Réceptionner et orienter efficacement les appels téléphoniques internes et externes * Prendre les messages et les transmettre dans les temps aux destinataires * Évaluer l'urgence d'un appel et alerter l'interlocuteur adapté à la situation * Commander des ambulances et taxis pour les résidents ou autres visiteurs * Attribuer une ligne directe à chaque résident selon les consignes et suivre la taxation téléphonique. Tenir à jour la liste téléphonique des résidents présents * Mettre à jour le répertoire interne et l'annuaire d'urgence * Transmettre le standard en fin de poste Accueil physique * Accueillir avec respect et discrétion et orienter les résidents, les familles et les autres visiteurs selon les bonnes pratiques * Informer le résident et sa famille, notamment sur les modalités d'hébergement. Présenter les prestations fournies. Répondre à leurs questions dans les limites de sa fonction * Remettre le livret d'accueil au résident * Remplir les fiches contacts et/ou enregistrer les demandes de réservation * Aider les familles et résidents dans la constitution des dossiers APA, APL. * S'assurer de la bonne tenue du hall et de la banque d'accueil. Porter une tenue vestimentaire adaptée à la fonction Gestion des dossiers administratifs des résidents * Ouvrir et tenir à jour les dossiers administratifs des résidents * Préparer et suivre la facturation des séjours des résidents * Préparer, contrôler et distribuer les factures des prestations à la charge du résident : revues, coif