Assistant de Direction Générale H/F

Description

RESPONSABILITÉS : Rattaché (e) à la Directrice générale de Seqens, vous l'assistez et l'accompagnez dans ses missions quotidiennes et contribuez au fonctionnement du service. Dans ce cadre, vous intervenez sur différentes missions : Assistanat de la direction générale : • Vous gérez et rationalisez l'agenda de la Directrice générale ; • Vous organisez les déplacements, avec une attention particulière aux aspects logistiques ; • Vous organisez et préparez les réunions et évènements internes et externes : envoi des convocations et ordres du jour, constitution et suivi des dossiers, envoi des comptes rendus, logistique ; • Vous participez aux réunions et rédigez des comptes-rendus ; • Vous préparez des courriers, notes et documents, à la signature de la Directrice générale ; • Vous assurez le reporting à votre hiérarchie. Contribution au fonctionnement de la direction générale, en lien étroit avec le Directeur des relations institutionnelles et affaires générales et la direction de la communication : • Vous traitez le courrier, assurez la traçabilité du courrier entrant/sortant ; • Vous prenez en charge le classement et l'archivage des documents dans les outils informatiques de l'entreprise (Teams, réseau partagé...) ; • Vous assurez la mise à jour des bases de données (contacts...) ; • Vous assurez le suivi du calendrier et alertez la Directrice générale sur les échéances à venir ; • Vous accompagnez la direction de la communication dans la préparation d'événements internes (séminaires, journées métiers...) ou externes (participation de l'équipe de direction au congrès HLM annuel notamment) ; • Vous formulez toute proposition visant à améliorer les outils et procédures de travail. Prise en charge des dossiers spécifiques : • Vous prenez en charge des dossiers spécifiques (tableaux de bord, élaboration de documents complexes, documents administratifs...) ; • Vous effectuez des recherches documentaires, analysez et synthétisez les informations ; • Vo