Au sein du secrétariat mutualisé du Cabinet du Maire et de la Direction Générale, placé sous l'autorité du Directeur Général des Services (DGS) et en collaboration avec la Directrice de Cabinet, vous assurez, en binôme, des missions d'assistance administrative et de coordination afin de garantir la continuité du service. MISSIONS - Gestion des agendas : prise de rendez-vous et organisation des réunions pour les élus et le DGS, tenue des agendas des manifestations et des représentations des élus, suivi du protocole des cérémonies. - Suivi des rendez-vous et des réunions : préparation des dossiers nécessaires aux rendez-vous et aux réunions du Maire et du DGS, diffusion des invitations et des comptes rendus, gestion des pouvoirs du Conseil Municipal. - Traitement du courrier : réception du courrier entrant, ouverture, enregistrement, diffusion et suivi, gestion du courrier sortant, contrôle des parapheurs, suivi des circuits de validation et de signature du Maire et des Adjoints, rédaction et mise en forme de courriers. - Effectuer l'accueil physique et téléphonique du Maire, des élus, et du DGS, dans le respect de la démarche « accueil qualité » de la Collectivité, ainsi que l'accueil du Conciliateur de justice. - Réaliser le classement et l'archivage des dossiers, y compris en version numérique. - Travailler en binôme avec l'assistante du DGS, en garantissant la continuité du service et la coordination des activités. PROFIL - Formation de base en secrétariat avec de bonnes qualités rédactionnelles, maîtrise des règles d'orthographe, de syntaxe, et de grammaire, - Connaissance du fonctionnement d'une Collectivité et du rôle des élus, - Bureautique : word, excel, messagerie, internet, logiciels métiers, - Aptitudes relationnelles, capacités à travail en équipe et en binôme, - Discrétion professionnelle et confidentialité, disponibilité, - Sens de l'organisation, autonomie dans l'organisation du travail, prise d'initiatives, capacité d'adaptation, rigueur, sens des
Recruteur ou personne concernée par cette annonce ? Demander la suppression