Description
** 3 ans d'expérience minimum en collectivité, obligatoires (De secrétaire de mairie : connaissance des procédures administratives, arrêtés, délibérations, comptes rendus et maîtrise rédactionnelle) ** Au sein de l'USTOM à Massugas (effectif salarié : 60 personnes), rattaché.e à la Direction Générale des Services, vos missions sont les suivantes : 1 - Principales : - Assister le Directeur Général pour la gestion courante des dossiers, la formalisation des enjeux de la collectivité, l'élaboration des outils de management. - Assurer le lien avec les élus de l'USTOM, des communes et des institutions, - Participer au dispositif de communication interne, centralisation des demandes ou besoins des chefs de service, des demandes ou besoins des élus. - Réceptionner, trier et diffuser l'information (courriers, téléphone, internet.) : parapheurs, documents et mise en forme, ... - Assurer le traitement du courrier, l'accueil téléphonique et physique, . Elaborer les calendriers, plannings et rétroplanning des assemblées, des réunions de service, - Organiser, gérer les réunions et l'agenda du Directeur Général des Services, - Préparer les ordres du jour des commissions, des réunions de service, rédiger les comptes rendus, actes réglementaires - Soutenir l'organisation des réunions des chefs de service (Comité Opérationnel), pilotage transversal des données et des informations - Gérer les délibérations et les actes juridiques de la collectivité - Assurer une veille juridique, le suivi des archives, - Représentations institutionnelles, collaboration avec les équipes en place. 2 - Secondaires : - Soutenir la communication interne, - Soutenir la gestion des Ressources Humaines. Relations fonctionnelles avec tous les agents de la collectivité et les usagers, les prestataires de l'USTOM, mairies et élus. Le poste est basé à MASSUGAS mais l'agent peut être amené à travailler sur l'ensemble du territoire de l'USTOM. Du Lundi au vendredi de 9h00 à 12h30 et de 13h30 à 17h (horaires fl