Description
Dans le cadre d'un remplacement, la Direction des relations internationales recrute un(e) Assistant(e) de Direction (F/H), en Contrat à Durée Indéterminée à temps complet. Missions Accueil et interface avec l'extérieur * Accueillir, renseigner et orienter des personnes * Réceptionner, traiter ou rediriger des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques vers les personnes concernées. * Anticiper la qualité de la relation, favoriser un environnement propice à un accueil agréable et approprié. * Prendre en charge les relations avec les services internes * Assister la directrice et le vice-président dans la coordination entre la DRI et les écoles/facultés. Diffuser des informations à destination des différents interlocuteurs dans l'université. * Contribuer à la coordination des parties prenantes dans le cadre de projets transverses Gestion administrative * Gérer des dossiers complets en toute autonomie. * Assurer la préparation, le suivi et l'archivage de dossiers. * Coordination du système d'archivage des dossiers * Réaliser la prise de rendez-vous, la gestion des agendas et des plannings. * Réaliser les activités nécessaires de façon que les rendez-vous/réunions/rencontres soient documentés et préparés * Assurer le lien avec les interlocuteurs et intervenants. Anticiper les besoins des visiteurs externes * Réaliser la saisie et la mise à jour des données et fichiers. * Réaliser des travaux et fonctions traditionnels de secrétariat. Assistance à la rédaction et signature de contrats de partenariats à l'étranger. * Participer à des réunions et en assurer les comptes-rendus. * Assurer toutes missions nécessaires au bon fonctionnement administratif du service. * Appuyer la directrice dans le suivi opérationnel de projets. Organisation logistique * Recueillir les besoins et gérer la réservation des salles et/ou matériels attachés à l'entité. * Organiser et préparer la logistique des réunions et de certains évènements * Organiser et prép