MIssions En lien avec les objectifs du plan annuel de développement du GRETA-CFA HRA et des exigences du système qualité EDUFORM: - Assurer le secrétariat, l'accueil sur le site et contribuer au bon déroulement des activités de la structure et/ou du service - Communiquer efficacement avec les différents partenaires et acteurs de la structure - Préparer, réaliser les tâches de la prestation de gestion administrative du pôle d'intervention Principales activités Accueil - information - Assurer l'accueil physique, téléphonique et l'orientation des interlocuteurs/clients internes et externes, et/ou la transmission écrite ou orale des messages - Renseigner sur l'offre de prestation et les conditions d'accès - Gérer l'édition des feuilles d'émargement, les retards, absences et départs anticipés des bénéficiaires - Gérer la réception, la diffusion et le traitement des courriers, courriels et en assurer la traçabilité - Assurer la gestion et le suivi des candidatures entrantes : reporting tableau, convocation infocoll, etc - Tenir à jour l'information et la documentation en conformité avec les exigences du système qualité EDUFORM Gestion organisationnelle - Gérer les agendas, les activités, contrôler les échéances et alerter en cas d'écart - Apporter un appui à la coordination pédagogique - Accueillir les stagiaires en centre de ressources, les installer, veiller au bon fonctionnement des postes informatiques, assurer la surveillance, la gestion des badges - Assurer la logistique des réunions, séminaires, évènementiels. - Participer aux actions de la structure/ du service (évènementiels, rencontres parents-formateurs, diffusions d'information interne.) Principales activités Gestion administrative - Saisir et mettre à jour des bases de données et tableaux de bord liés à la gestion administrative et pédagogique - Saisir, mettre en forme, valoriser des documents divers (courriers, rapports, présentations,.), les reproduire et les diffuser - Etablir les convocations au
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