Agent·e d'accueil (H/F)

Description

RESPONSABILITÉS : Accueillir, informer et orienter le public Au quotidien, l'agent·e assure l'accueil des usager·ère·s sur site, les informe sur les services proposés et les oriente vers les interlocuteur·rice·s compétent·e·s. Il·elle gère les flux entrants (présentiel et téléphonique), répond aux demandes de premier niveau, guide les correspondant·e·s vers les ressources pertinentes, notamment via le site de l'Université d'Angers, et relaie les appels si nécessaire. Il·elle exploite le planning d'utilisation des locaux pour répondre aux sollicitations et veille à la bonne circulation de l'information (messages, courriels, transmissions). Assurer des activités logistiques L'agent·e réceptionne, trie et distribue le courrier interne et externe, et enregistre les livraisons en lien avec les services concernés. Il·elle gère les prêts de badges, clés et matériels multimédias en assurant le suivi des emprunts. Il·elle prépare les salles de réunion (aménagement, équipements, consommables), suit les commandes, gère les travaux de reprographie jusqu'à livraison et participe à la préparation des examens (copies, mise sous pli), dans le respect des procédures. Participer à la sécurité des locaux L'agent·e programme les badges d'accès pour les personnels et intervenant·e·s, en garantissant traçabilité et conformité. Il·elle assure la surveillance du système de sécurité incendie (SSI), suit les alertes et informe les interlocuteur·rice·s compétent·e·s en cas d'anomalie. Il·elle participe également au suivi des installations techniques et à la transmission des incidents selon les procédures établies. Réaliser des activités de secrétariat L'agent·e contribue au bon fonctionnement du service accueil en produisant et mettant à jour des documents (annuaires, procédures, tableaux, consignes) sous Word et Excel. Il·elle veille à la fiabilité des informations, à la cohérence de présentation et à l'actualisation régulière des supports internes. Il·elle gère le planning des salles (rés