Détail du poste Au sein de la direction générale des services, placé(e) sous l'autorité hiérarchique de la responsable du secrétariat général, votre mission consiste à assister le maire et les élus en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, et à participer aux différentes activités du secrétariat général. Poste à temps complet du lundi au vendredi selon horaires d'ouverture de la Mairie. Vos missions seront les suivantes : * Gérer le secrétariat du maire et des élus : - Assurer le secrétariat du Maire (agenda, accueil physique et téléphonique, préparation de réunions, courriers, mails, classement et archivage) et des adjoint(e)s (planning des manifestations, prise de rendez-vous), relais d'information auprès des élus - Renseigner les interlocuteurs : recevoir, filtrer, transmettre les messages, relayer si nécessaire vers le service ou l'élu compétent - Rédiger et mettre en forme tous types de documents - Gérer le planning des élus d'astreinte, des congés des élus - Mettre à jour des outils et supports d'astreinte des élus (mallette des Élus, téléphone d'astreinte des élus) * Traiter le courrier et la boîte mail de la mairie : - Trier et enregistrer le courrier - Diffuser aux services et élus concernés les messages reçus sur la messagerie électronique * Organiser les différents temps officiels (voeux, inaugurations, rencontres avec les habitants...) avec l'appui des services supports : - Organiser les cérémonies diverses (voeux, inaugurations, etc.), les rencontres des élus avec les habitant(e)s - Préparer les voeux du maire et tenir les fichiers pour l'envoi des invitations * Participer aux missions du secrétariat général : - Rédiger le PV du conseil municipal - Suppléer la responsable du secrétariat général en son absence * Assurer des missions de secrétariat pour la directrice de l'administration générale Le profil recherché Rigoureux(se), vous avez le sens de l'organisation, savez faire preuve d'autonomie et gérer les imprév
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