Assistant / Assistante de direction

Description

Vous serez en appui et soutien à la direction générale et au comité de direction, et sous la responsabilité du directeur général, l'Assistant.e de Direction contribue au bon fonctionnement de la Direction Générale et du Comité de Direction en assurant l'organisation, la coordination et le suivi de l'ensemble des activités administratives et de représentation qui lui sont rattachées. Véritable appui opérationnel du Directeur Général, il/elle veille à la fluidité de l'information, à la fiabilité des procédures et à la bonne gestion des ressources confiées (agendas, courriers, déplacements, parc véhicules, parc téléphonique, sites). Vous assurerez les missions suivantes : Secrétariat de direction : - Assurer les tâches liées au Secrétariat de Direction pour le DG et l'ensemble du CODIR ; - Assurer l'accueil physique et téléphonique ; - Assurer le reporting des informations auprès de la Direction Générale dans le respect des délais - Assurer l'organisation des assemblées d'Energies Réunion (Assemblée Spéciale, Conseil d'administration, Assemblée générale) : o Organisation des réunions o Invitation des administrateurs et suivi des présences o Accueil o Suivi et rédaction des comptes rendus - Assurer la gestion administrative des affaires courantes d'Energies Réunion : o Suivi des contrats de prestations intégrées o Suivi du contrôle analogue o Suivi des courriers et agendas : o Archivage numérique des dossiers Gérer le courrier arrivé et le courrier départ ; Assurer le suivi des agendas de la Direction Générale, du CODIR et du président o Gestion des archives de l'entreprise - Rédaction de notes et de courriers pour la direction générale et le comité de direction. Déplacements / Missions : Organiser et suivre les déplacements et missions diverses de la Direction générale, du CODIR et des équipes en lien avec le service RH. Parc véhicules - Assurer le suivi administratif et opérationnel du parc de véhicules de la société ; - Gérer les documents obligatoires