Détail du poste Dans un pôle composé de deux agents (binômage) 1-Coordonner - Interface entre la SGAR et les agents ou autres services - Hiérarchisation des demandes et des dossiers de la SGAR et des 2 adjoints - Planification des activités de la SGAR: Tenue de l'agenda consignant les rdv et réunions dans le respect des délais impartis - Traitement du courrier personnel de la SGAR - Clarification et classification des informations Réception des informations par mail de services extérieurs ou collègues, les transmettre aux bonnes personnes dans le respect des délais Veille des différentes boites mail fonctionnelles Retranscription des informations orales/écrites - Aptitudes à rechercher des informations et savoir se tourner vers les personnes compétentes afin de répondre à certaines interrogations 2 Anticiper - Gestion de la logistique inhérente aux activités de la SGAR (déplacements, réunions, visioconférences, fournitures) - Contrôle des échéances liées à l'agenda de la préfète de région - Préparation des dossiers des adjoints (commandes, suivi retours, le cas échéant impressions) - Veiller chaque fin de journée à ce que la SGAR et les 2 SGAR - adjoints disposent des dossiers nécessaires pour le lendemain 3-Organiser - Réunions Sondage auprès des participants Rédaction-envoi des invitations officielles Réservation de salles Accueil des participants en présentiel - Visioconférences Programmation Envoi des codes aux utilisateurs Lancement selon les applicatifs utilisés - Déplacements Choix du moyen de transport Prévision du temps de trajet Réservation de véhicules ou de billets de train Rédaction d'ordres de missions et suivi des états de frais (via CHORUS DT) 4-Accueillir - Aide à l'accueil et à l'accompagnement des nouveaux agents du SGAR - Aide à l'accueil des participants aux réunions de services - Planification-organisation de moments de convivialité 5-Développer - Mise en place de procédures et d'outils permettant de fluidifier le travail du pôle d'assistant(e)
Recruteur ou personne concernée par cette annonce ? Demander la suppression