Détail du poste Placé(e) sous la responsabilité de la directrice, l'assistant(e) de direction a pour missions d'assister la directrice dans les tâches de secrétariat et de gestion administrative dans un souci de fiabilité et de qualité d'exécution. Il/Elle assure l'accueil, réceptionne et oriente les correspondants entre les services. Il/Elle fournit les renseignements dans le domaine d'activité du service et assure le suivi administratif de la direction. - Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuelle (article L332-8 du code général de la fonction publique). * Organiser la vie professionnelle de la directrice * Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités de la directrice * Rappeler les informations importantes et transmettre des messages * Organiser les déplacements de la directrice * Etablir une relation de confiance entre la directrice et les élus concernés * Coordonner et assurer la transversalité au sein des services de la direction * Rédiger les ordres du jour de réunion en concertation avec la directrice * Accueil téléphonique et physique * Réceptionner les appels : recevoir, filtrer, orienter et renseigner les correspondants * Effectuer les relances téléphoniques (phoning) * Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur * Relever et transmettre les messages * Enregistrer les demandes d'intervention des différents services * Traitement et suivi administratif * Enregistrer le courrier départ/arrivée : reprographier, ventiler entre les services, mettre sous enveloppe, affranchir * Préparer, rédiger ou mettre en forme les documents émis par la direction (courriers, notes, documents pour diffusion) * Mettre à la signature * Contrôler la forme des courriers et documents mis à la signature ou au visa de la directrice * Assurer la gestion des parapheurs * Classer, archiver les documents * Reprographier * Préparer, enregistrer et assurer le suivi
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