Détail du poste Secrétariat médical et social: - Accueil physique et téléphonique des agents de l'Université et des partenaires extérieurs - Planification des visites et des entretiens médicaux - Aide à la planification des entretiens de l'assistante du service social - Gestion des dossiers médicaux - Transmission des fiches de visite - Prise des messages - Rédaction des comptes-rendus des réunions - Suivi de projets - Participation à l'organisation et à la réalisation des examens complémentaires (visiotest, audiogramme) Gestion administrative des PIM et PASUA : - Création et mise à jour des FUA de prestations sociales - Traitement des demandes de prestations sociales des agents - Envoi d'un mail aux agents pour les informer du montant de l'aide versée. - Organisation du suivi des dossiers de prestations sociales : création d'un répertoire par agent, par année et par type de prestations, pour réaliser un suivi budgétaire et un bilan d'activité Gestion des conventions CHU/UA et CROUS/UA et des autres partenaires pour la restauration des personnels (PIM) : - Anticipation du renouvellement des conventions, en faisant le lien avec les interlocuteurs internes UA et les interlocuteurs externes - Actualisation des conventions et préparation des avenants si nécessaire Soutien technique et matériel dans l'organisation des actions collectives : - Organisation de la communication de l'évènement avec le service communication - Création des FUA pour les inscriptions et suivi des inscriptions - Préparation des bons de commande si intervenant extérieur en lien avec le gestionnaire financier de l'agence comptable - Établissement d'un état de service fait Gestion du calendrier des commissions sociales de secours et de prêt et des commissions sociales plénières : - Fixation des dates de réunions pour la commission sociale de secours et de prêt ( 1 réunion / mois ou tous les 2 mois) : lien avec les assistantes du cabinet, DRH, agence comptable - Création de la réunion sur Teams - Aprè
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