L'EHPAD UTRILLO recherche sa/son futur(e) Secrétaire de Direction à compter du 19/06/2026. LES MISSIONS : 1/Accueil et standard téléphonique : - Accueil des visiteurs - Surveillance des entrées/sorties de la résidence - Renseignements des familles (hors informations médicales) - Gestion des repas des salariés et des familles - Prise en charge des appels et des messages - Transfert téléphonique sur fixe ou mobile - Transmission des informations aux différents services 2/ Gestion administrative : - Trier et transférer les mails à chaque personne - Répondre aux mails concernant sa partie administrative - Réceptionner, trier et distribuer le courrier - Établissement, enlèvement et suivi des Chronopost - Élaboration des éléments préparatoires de facturation - Suivi des encaissements - Réalisation des rapprochements bancaires - Préparation et suivi des attestations fiscales - Suivi administratif des dossiers résidents et familles 3/Divers : - Élaboration des comptes rendus de réunions diverses - Gestion des commandes de papeterie - Reliure des dossiers - Création du dossier administratif des résidents et classement des documents (Titan et papier), avant visée direction - Tenue du cahier des entrées et sorties des résidents - Suivi des différents supports administratifs (EVI, tableaux de suivi) - Support aux différents services : frappe de documents, scan de dossiers, photocopies - Utilisation quotidienne des logiciels TITAN Launcher et TITAN Link - Et toutes tâches administratives découlant naturellement des fonctions de secrétariat PROFIL : - BAC ou BTS Secrétariat exigé - Expérience en gestion administrative indispensable - Expérience en facturation en EHPAD - Maîtrise des logiciels TITAN Launcher et TITAN Link fortement exigée - Discret(e), rigoureux(se), organisé(e) et autonome CONDITIONS DU POSTE : - CDI - Temps plein (151,67 heures) - Horaires : 9h30-12h30 et 13h30-17h30 - Poste disponible à compter du 19 juin 2026
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