Assistant d'Exploitation (H/F)

Description

Véritable bras droit de la direction, votre rôle sera de gérer administrativement les affaires et les opérations logistiques, tout en assurant l'interface entre les équipes de terrain, les clients et les fournisseurs. Vos responsabilités se diviseront en 5 grands piliers : 1. Gestion Administrative & Commerciale - Appels d'offres : o Renseigner un prospect / client sur les activités de l'entreprise et diffuser la documentation adaptée o Rassembler et mettre à jour les dossiers administratifs (KBIS, attestations URSSAF, documents travailleurs étrangers, RIB, etc.) o Formaliser les réponses à appel d'offre sur la base des éléments techniques fournis par le prospect et la direction et jusqu'à la diffusion après validation de la direction - Suivi commercial : Participer à la formalisation, diffusion et gestion des devis, Accusés de Réception de Commande (ARC), factures et relances clients. - Achats : Gérer le cycle des achats (demandes, commandes de produits, EPI, équipements, vérification des Bons de Livraison et factures). - Gestion documentaire : Assurer le classement, le stockage et la recherche rapide des documents, rapports et données sur les sites dédiés ou par mail. 2. Logistique & Planification des Chantiers - Logistique opérationnelle : Gérer les autorisations d'accès aux sites clients et réserver les besoins spécifiques pour les chantiers (location matériel, commande des consommables etc.). - Documentation opérationnelle : o Fournir aux opérateurs les documents nécessaires à la réalisation des chantiers o Centraliser les documents de chantiers indispensables (Plans de Prévention - PdP, ARS, RI et Retours d'Expérience - REX). - Ressources d'appoint : Suivre les demandes et dossiers du personnel d'appoint (intérim, prestataires). - Planning : Tenir à jour les tableaux de planification des salariés (formats physique et numérique) et pouvoir adapter les plannings pour pouvoir répondre aux besoins des clients - Exigences QHSE : o Suivi administratif des déchet