Détail du poste En appui des services soutenues vousavez la charge de: Organisation et gestion des agendas - Tenue et vérification permanente des agendas ; prise de rendez-vous et planification des réunions ponctuelles et récurrentes. Préparation et suivi des réunions - Organisation matérielle : réservation de salles, équipements informatiques, supports et moyens logistiques. - Préparation des dossiers afférents, consolidation de fonds de dossier, mise en forme et diffusion des documents (notes, courriers, présentations PPT). - Rédaction et diffusion des comptes-rendus et synthèses ; suivi des décisions et des échéances. Rédaction et gestion documentaire - Rédaction de lettres administratives, notes, comptes-rendus et documents de travail ; mise en forme et reproduction. - Mise à jour et gestion des bases de données contacts et des listes pour publipostage ; maintien des procédures et des référentiels. Gestion du courrier et des parapheurs - Enregistrement, traitement et distribution du courrier papier et des boites génériques des services, et des parapheurs; suivi des circuits de validation; - Assurer un suivi des courriers réservés et veiller au respect des délais de réponse; - Archivage et mise à jour des bases contacts ; préparation des dossiers administratifs et suivi des commandes (fournitures, missions, remboursements). Organisation des déplacements et gestion financière - Établissement des ordres de mission ; réservations et commandes de billets de transport et d'hébergement pour les cadres de directions soutenus - Saisie et suivi des états de frais sur le logiciel Chorus DT ; gestion des remboursements et des justificatifs. - Gestion administrative de l'architecte et du paysagiste conseils de l'État - Appui administratif au suivi de gestion de budgets: BOP 135 , BOP 113 Interface et coordination - Assurer le lien avec les autres secrétariats, la direction et les interlocuteurs externes ; appui transversal pour garantir la fluidité de l'information. - Appui
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