Description
Les missions du poste Mission du service / positionnement hiérarchique : Pôle affaires institutionnelles- rattaché au responsable du pôle affaires institutionnelles Missions principales de l'agent: Piloter l'organisation des instances prises en charge par la DAJI à savoir le Conseil dadministration, le Conseil académique, la Commission de la recherche et la Commission de la formation et de la vie universitaire: - Etablir un retroplanning afin de respecter les délais réglementaires - Rassembler les documents préparatoires aux instances établis par les services administratifs - Diffuser les convocations et tous les documents préparatoires requis (fiche explicative, projet de délibération etc.) - Veiller à la qualité et à la clarté des documents transmis - Organiser la gestion matérielle des instances (réservation de salle et parking, maitrise du matériel de visio conférence, collation etc.) - Communiquer avec les vices présidents en charge des instances et les porteurs de projets - Suivre les dossiers entre les différentes instances - Gérer une base de données afférents aux conseils (tenue des listes des membres, relevés de décisions et délibérations, comptes rendus, etc.) - Elaborer et diffuser un calendrier des instances - Assurer l'envoi des délibérations au contrôle de légalité et leur publication au recueil des actes administratifs - Participer aux réunions des instances, en assurant l'installation des séances, la vérification du quorum, ainsi que l'assistance à la gestion matérielle des réunions, en présentiel et/ou en visioconférence, y compris lors des opérations de vote - Contribuer à l'organisation et à la mise en oeuvre des élections prises en charge par la DAJI (conseils centraux, graduate schools et école universitaire de premier cycle) - Participer à l'organisation et au déroulement des réunions des sections disciplinaires, assurer le suivi administratif des dossiers, la rédaction des procès-verbaux, ainsi que l'assistance à la gestion des opérations de