Objectif du poste / Assister la dirigeante du cabinet dans la gestion administrative, financière et organisationnelle de l'agence d'architecture afin de sécuriser le suivi des projets, des chantiers et de l'activité quotidienne. Missions principales: Organisation & suivi de l'activité : - Gestion et organisation des rendez-vous, réunions, échéances et rendus de projets - Rappels réguliers des deadlines importantes - Préparation de notes, synthèses et supports pour les réunions - Classement et organisation des documents administratifs sur le drive de l'agence mais aussi au bureau Suivi financier des projets et chantiers - Suivi des facturations de chantiers - Vérification de la cohérence des montants facturés par les entreprises - Remontée claire et précise des anomalies ou incohérences - Analyse des devis des entreprises au détail (avant validation par l'architecte) - Préparation de tableaux de suivi budgétaire des projets en cours - Etablissement des certificats de paiement correspondant aux factures / situations des entreprises L'assistant effectue un premier niveau d'analyse et de contrôle sur les devis. Gestion de l'agence & fournisseurs - Gestion des achats de fournitures de l'agence - Établissement de la liste complète des paiements à effectuer (impressions, sous-traitance, frais divers.) - Contact et suivi des fournisseurs et prestataires - Suivi des commandes liées aux chantiers, en appui aux architectes - Gestion et développement des relations partenaires et fournisseurs Ce que nous offrons - Relation de travail basée sur la confiance et l'autonomie - Organisation souple - Rôle clé dans le fonctionnement et le développement du cabinet Profil : L'assistant/l'assistante, est une personne de confiance, structurée, proactive, sur qui l'architecte peut se reposer. Une expérience en cabinet d'architecture est indispensable pour occuper ce poste
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