Chargé(e) d'accueil (H/F)

Description

Le poste : Notre Agence Proman Rennes 3 à le plaisir de vous proposer une offre pour l'un de ses clients pour un poste de CHARGE(E) D'ACCUEIL : 4.1 Accueil et contrôle des accès - Assurer l'accueil physique des visiteurs, clients, fournisseurs et prestataires - Contrôler les accès au site et appliquer les procédures de sécurité en vigueur - Orienter et renseigner les visiteurs avec professionnalisme - Tenir le registre des entrées/sorties si nécessaire 4.2 Gestion du standard téléphonique - Réceptionner, filtrer et transférer les appels entrants - Prendre les messages et les transmettre aux interlocuteurs concernés - Assurer un accueil téléphonique de qualité représentant l'image du site 4.3 Gestion des communications internes et externes - Traiter les e-mails entrants et sortants (tri, réponse, transfert, archivage) - Gérer les demandes internes via Microsoft Teams (messagerie, canaux, notifications) - Assurer la liaison entre les différents services du site 4.4 Gestion du courrier - Réceptionner, trier et distribuer le courrier entrant - Préparer et expédier le courrier sortant (affranchissement, envoi en recommandé, colis) - Assurer le suivi des envois importants 4.5 Reprographie et support administratif - Réaliser les opérations de reprographie (photocopies, impressions, scans, reliures) - Contribuer à la préparation de documents administratifs selon les besoins - Assurer la gestion et l'entretien courant du matériel de reprographie 4.6 Enregistrement des factures fournisseurs - Réceptionner et vérifier les factures fournisseurs - Procéder à leur enregistrement dans l'outil de gestion interne - Assurer le classement et l'archivage des documents comptables - Alerter en cas d'anomalie ou de facture manquante 4.7 Commande de fournitures de bureau - Gérer les stocks de fournitures et identifier les besoins en réapprovisionnement - Passer les commandes auprès des fournisseurs référencés - Réceptionner et contrôler les livraisons - Suivre les dépenses dans le respect