Secrétaire administratif (H/F)

Description

Missions : Traiter et assurer le suivi d'événements dans le cadre du SESSAD : Saisir des écrits professionnels, dans le strict respect du secret professionnel. Recevoir, collecter, traiter l'information pour en assurer la transmission. Concevoir des documents types et automatiser des tâches bureautiques pour optimiser le poste de travail. Identifier, planifier les opérations et tâches pour la réalisation d'un événement ou la confection d'un dossier. Evaluer l'urgence dans les demandes. Assurer la réactualisation, la mise en forme et l'actualisation des données relevant de son domaine d'attribution sur le dossier de l'usager et les documents du service. Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome, courriers, notes, compte rendus, dossier. Planification des réunions en interne ou en externe. Prise de notes et rédaction des comptes rendus. Reproduction des documents. Gérer les ressources matérielles courantes des services. Gestion des fournitures du service et matériels de bureau. Organise et réalise son travail en références aux procédures définies, en tenant compte d'instructions ponctuelles données par la Direction Général, la Direction et/ou le chef de service. Elaborer et constituer les dossiers avec les familles des usagers, veiller à leurs suivis et leurs complétudes. Assurer le suivi des dossiers en matière de secrétariat (gérer les agendas, organiser les rendez-vous, envoyer les courriers, saisir sur informatique). Prise de rendez-vous, tenue de l'agenda du directeur. Organiser et filtrer les flux d'information et de communication au sein du service. Préparer les dossiers pour les réunions et/ou commissions, y participer et assurer les comptes rendus. Rédiger les documents selon les normes imposées dans son domaine de gestion. Elaborer et actualiser les outils de gestion. Etablir des rapports, des états récapitulatifs, des tableaux de bord. Classement, archivage numérique et papier des documents. Gérer la documentation. Assure la levée, la distri