Secrétaire de direction (H/F)

Description

RESPONSABILITÉS : La Direction Générale des Services pilote la mise en œuvre opérationnelle de la stratégie de l'établissement, coordonne l'action des services, et assure le fonctionnement institutionnel, administratif et réglementaire de l'université. L'assistant de direction (H/F) accompagne la DGS et la DGSA Formation et Vie Universitaire dans le suivi des activités et des dossiers stratégiques. Il/Elle contribue à l'organisation des réunions et instances, à la coordination administrative et à la circulation de l'information. A. Assistance opérationnelle et organisationnelle ·Assurer la gestion des agendas complexes des DGS/DGSA : arbitrages, priorisation, coordination interne/externe ·Préparer les réunions : calendriers, ordres du jour, convocations, fond de dossiers, notes de synthèse, le cas échéant, relevés de décisions ·Assurer le suivi des décisions, relances et échéances ·Contribuer à la préparation des dossiers institutionnels (contractualisation: COMP100%, évaluation HCERES, bilans, audits) ·Appuyer la coordination de projets transversaux ou structurants ·Participation à l'organisation d'événements institutionnels ·Fournir un appui ponctuel aux services et directions rattachés à la DGS/DGSA B. Gestion administrative ·Assurer l'organisation du Comité Social d'Administration ·Rédiger courriers, notes, comptes-rendus, supports de présentations, documents divers ·Assurer la gestion documentaire et l'archivage numérique ·Gestion du courier réservé, des parapheurs et circuits de signatures ·Traiter les contraventions liées aux véhicules de service UPVD ·Organiser les missions des DGS/DGSA et de certains VP délégués (planification, coordination logistique et suivi des déplacements ou interventions) ·Gérer les commandes de prestations diverses (fournitures, prestations de bouche, réservations de salles, missions et autres besoins opérationnels) ·Vérifier la complétude des dossiers de candidatures BIATSS pour les tableaux d'avancement et listes d'aptitude C. Inte