Agent en charge des assemblées (H/F)

Description

La ville de Saint Julien-en-Genevois, commune de 17 000 habitants, idéalement située à la frontière genevoise, recrute son futur agent en charge des assemblées. Au cœur de la vie démocratique et institutionnelle locale, rejoignez l'équipe du secrétariat général où vous serez le garant du bon fonctionnement des instances citoyennes (conseil municipal ; commissions) et contribuerez à la vie du service. VOS MISSIONS? Sous la responsabilité de la Responsable du secrétariat général, vous aurez pour missions principales de : Organiser et suivre les instances de la Collectivité : - Préparer l'ordre du jour, rédiger et diffuser les convocations, les notes de synthèse, les projets de délibérations ainsi que l'ensemble des dossiers soumis au vote, en lien avec la responsable du service ; - Assurer la logistique matérielle et assister aux séances du Conseil municipal ; - Assurer le suivi post-séance : - Rédiger les procès-verbaux ; - Rédiger les comptes-rendus ; - Mettre à jour les outils de pilotage, calendrier et tableaux de suivi. Veiller à la conformité administrative et à la sécurité juridique : - Contrôler la conformité des projets d'actes (délibérations ; arrêtés ; décisions) et garantir le respect des délais réglementaires ; - Sécuriser juridiquement l'ensemble des procédures liées aux assemblées de la collectivité ; - Assurer une veille juridique sur les domaines du secrétariat général. Gérer les relations institutionnelles : - Assurer un rôle d'interface entre les élus ; la direction générale et l'ensemble des services de la Collectivité. Participer à la gestion administrative du secrétariat général : - Prendre en charge la rédaction et la mise en forme de l'ensemble des courriers ; - Traiter le flux de courriers et mails du service ; - Assurer l'accueil téléphonique et physique du secrétariat général ; - Assurer l'organisation des manifestations patriotiques ou relevant du secrétariat général ; - Participer et contribuer à la bonne exécution de l'ensemble des