ASSISTANT DE DIRECTION (H/F)

Description

MISSION Vous assurez la gestion administrative de la Direction Petite Enfance sous l'autorité du Directeur, en collaboration avec le Directeur Adjoint, la Coordinatrice, les Responsables d'équipements et de services, en interface avec les Directions, Services et en lien avec les Partenaires, Institutions, Usagers et tiers. Vous apportez une assistance permanente à l'équipe de Direction en termes de collaboration, d'information, de gestion et d'organisation de la Direction avec transparence, rigueur, diplomatie, confidentialité, et responsabilité en veillant au respect des délais et échéances ainsi qu'en portant une attention particulière à l'avancée et la fiabilité des dossiers, l'efficacité et l'efficience de l'organisation, l'information et la représentation de la Direction, la réactivité du service rendu et la qualité des relations entretenues. Vous assumez également une continuité de service en cas d'absence de vos collègues sur les missions courantes ou sensibles et faites le lien sur les dossiers d'importance en cas d'absence de l'un des membres de l'équipe de Direction. ACTIVITES DU POSTE Organisation et coordination - Gestion des agendas, réunions, priorités et absences via Outlook et INCOVAR. - Accueil téléphonique et physique, interface avec les services internes et les élus. - Circulation fluide de l'information et représentation positive de la Direction. Courrier, documentation et administratif - Gestion complète des correspondances (réception, enregistrement, suivi, dématérialisation). - Mise en place et suivi de la gestion documentaire (classement, archivage, records management). - Rédaction et mise en forme de documents, suivi des circuits de signature et des procédures. Support aux activités de la Direction - Suivi des dossiers, projets, tableaux de bord et échéances. - Préparation des dossiers pour le Conseil d'Administration. - Appui RH (suivi demandes, permanences, astreintes) et relais en cas d'absence. Logistique et ressources - Gestion des sto