Détail du poste Sous la responsabilité de la Directrice des Ressources Humaines, l'Assistant(e) de Direction assure l'accueil, réceptionne et oriente les correspondants dans le service, direction ou pôle souhaités. Il/Elle fournit les renseignements dans le domaine d'activité du service et assure le suivi administratif du service. - Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-8 du code général de la fonction publique) · Accueil téléphonique et physique - Réceptionner les appels : informer, orienter et renseigner les correspondants. - Accueillir physiquement les RDV - Tenir l'agenda de la DRH et l'emploi du temps au quotidien - Prendre en charge le suivi : de la maintenance des équipements, du stock de fournitures - Effectuer les relances téléphoniques ( phoning) - Relever et transmettre les messages - Enregistrer les demandes d'intervention des différents services - Assiste un ou plusieurs responsables afin d'optimiser la gestion de leur activité · Traitement et suivi administratif - Enregistrer le courrier départ: reprographier, mettre sous enveloppe, affranchir - Réceptionner le courrier arrivé et ventiler entre les différents services - Préparer, rédiger ou mettre en forme les documents émis par le service ( courriers , notes, documents pour diffusion) - Mettre à la signature - Vérifier les parapheurs et assurer leur gestion - Classer, archiver les documents - Reprographier - Préparer, enregistrer des bons de commande - Rendre compte de l'avancement de son travail - Enregistrer et ventiler des factures · Traitement et suivi des dossiers spécifiques - Préparer les dossiers spécifiques : vérifier la conformité et norme de pièces - Saisir et mettre en forme des documents propres à l'activité du service ( bons de commande, notes de services, PV de · travaux factures ...) - Alimenter et actualiser les tableaux de bord - Diffuser les informations demandées à l'ensembl
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