ASSISTANT ADMINISTRATIF D'ÉLUS (F/H) - CONSEIL DEPARTEMENTAL DE LA LOIRE

Description

Référence CSP: O042251/230001079 Le Département de la Loire recrute un Assistant administratif d'élus (F/H). Finalités/contexte : Participe au bon fonctionnement du secrétariat des élus. Rattaché au cabinet du Président, l’assistant administratif d’élus apporte une aide permanente à des binômes d’élus en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers. Il vous sera confié les tâches suivantes : Le suivi des agendas et activités des élus : - Gestion et suivi des représentations des élus, - Organiser les agendas et prendre des rendez-vous en fonction des priorités, - Rappeler des informations importantes et transmettre des messages, - Organiser les déplacements et réunions des élus, - Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions, - Gérer les demandes de notes des élus. La réalisation et mise en forme de travaux bureautiques : - Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, - Gestion des courriers de notification des Commissions permanentes, - Gestion et suivi des déplacements des élus. L’accueil physique et téléphonique : - Renseigner et ou rediriger les interlocuteurs, - Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur, - Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques. La gestion et suivi des enveloppes (SIAL, enveloppe territorialisée, fond de solidarité) en lien avec les élus et services : - Analyse des demandes, - Traitement des dossiers SIAL, - Tableau de suivi des demandes par canton et par commune. La gestion et suivi de la base de données des partenaires : - Mettre en forme et mettre à jour la base de données actuelle (associations, maires, etc.), - Extraire des informations pour l’envoi de diverses invitations et courriers. La logistique du fonctionnement : - Commande de fournitures, plateaux, etc., - Gérer les demandes de chauffeur des élus, - Fiches navettes diverses. Spécificités du poste : NBI : 10 p