Secrétaire de Mairie (H/F)

Description

Vos missions: - Gérer l'agenda de Monsieur le Maire : - Engager la prise de RDV avec rigueur et organisation (complémentarité avec la cheffe de Cabinet pour les RDV découlant des doléances) - Organiser l'ensemble de la coordination autour de l'agenda du Maire, déplacements, réservations de salles, demande de discours. - Etablir les bons de commande et rédiger les certificats administratifs en lien avec l'agenda (déplacements, rdv) sous le contrôle et le suivi de la cheffe de cabinet - Préparation des dossiers en lien avec les RDV, les réunions et le Conseil Municipal - Gestion des invitations extérieures et manifestations organisées sur Beausoleil : tenir à jour le planning des manifestations, informer les Elus et s'assurer de leur participation (avec la secrétaire des Elus) - Transversalité avec l'ensemble des Services - Mise en relation avec les services de la ville et le CCAS afin de recenser les manifestations prévisionnelles organisées par la collectivité - Accueil physique et téléphonique des administrés : - Diffuser l'information aux services concernés - Retour d'information à la cheffe de Cabinet - Présence aux côtés du Maire, sur sa demande et en fonction des besoins - Prise de notes des doléances, organiser leur traitement et le retour d'information auprès du Maire et de la cheffe de Cabinet, dans les meilleurs délais, - Participation à certaines manifestations organisées sur Beausoleil et à l'extérieur Compétences nécessaires pour occuper le poste: Savoir - Maîtrise de l'outil informatique et d'Internet (agenda Gmail, tableaux Excel, traitement de texte Word etc.) - Connaissance du fonctionnement interne de la collectivité - Maîtrise des procédures administratives Savoir faire - Organisation, méthodologie, rigueur - Faire preuve de discernement - Capacité d'analyse, prise d'initiatives - Réactivité, gestion des urgences Savoir être - Ponctualité, disponibilité - Qualités relationnelles, d'écoute - Respect des obligations de discrétion et de confid