Assistant administratif (H/F)

Description

Vous travaillerez sous l'autorité de la Cheffe de Cabinet en binôme direct avec l'assistante administrative senior Vous assurer la gestion des activités administratives du cabinet. Missions principales: 1 Appui administratif du cabinet - Participation au traitement du courrier (enregistrement, rédaction, mise en forme, envoi, archivage) - en binôme avec la chargée de gestion administrative - Rédaction des réponses apportées et des courriers récurrents (décès, naissances, cartes de félicitations, etc.) - Gestion et mise à jour des listings protocole - Envoi et suivi des invitations protocolaires - Mise à jour des tableaux de suivi - Application des priorités définies par la chargée de gestion administrative - Continuité de service en cas d'absence 2. Secrétariat des élus - Gestion des invitations extérieures et manifestations organisées sur Beausoleil :tenir à jour le planning des manifestations, informer les élus et s'assurer de leur participation - Réunions de majorité et conseils Municipaux : établir la feuille de présence, appeler, envoyer des mails aux élus, etc. - Réception et réponses aux envois de la Communauté d'agglomération de la Riviera Française pour les élus 3. Accueil et interface - Accueil physique et téléphonique du cabinet - Accueil des rendez-vous du Maire - Orientation des demandes Compétences attendues: Connaissances - Fonctionnement d'une collectivité - Outils bureautiques et agendas partagés Compétences - Organisation et rigueur - Gestion des priorités - Qualités relationnelles - Réactivité Comportement - Discrétion - Disponibilité - Sens du service - Capacité à travailler en équipe Contraintes spécifiques - Pics d'activité liés à l'agenda du Maire - Polyvalence Horaires : - 8h30-12h30 / 13h30-17h et 16h00 le vendredi Avantages - 9 jours de RTT - Tickets restaurant