Assistant / Assistante de gestion administrative (H/F)
Description
Au sein de CFA, l'assistant(e) administratif(ve) joue un rôle central dans le bon fonctionnement des parcours en apprentissage. Véritable interface entre les apprenants, les entreprises, les équipes pédagogiques et les partenaires institutionnels, il/elle garantit la fiabilité administrative des dispositifs de formation et contribue directement à la qualité du suivi des apprentis. 1. Gestion administrative des formations en apprentissage - Création et gestion des sessions de formation dans Captain (saisie des calendriers en lien avec le planning) - Envoi des calendriers de formation aux entreprises - Inscription des apprenants dans AMMON - Constitution et suivi des dossiers administratifs : CERFA, Conventions, dépôt des dossiers sur la plateforme OPCO, suivi des PEC sur la plateforme OPCO, suivi des contrats d'apprentissage en line avec le tableau de suivi (facturation apprentissage), gestion et suivi des ruptures de contrats 2.Suivi des apprenant et relation entreprises - Suivi administratif des stagiaires, apprentis tout au long de leur parcours - Envoi quotidien de mails aux entreprises en cas d'absence d'un apprenant - Saisie hebdomadaire des absences dans AMMON - Envoi hebdomadaire des feuilles de présence aux entreprises - Suivi des visites en entreprise réalisées par les pilotes dans les 45 jours - Suivi et mise à jour des supports CFA (livret d'apprentissage, documents réglementaires, etc) 3. Gestion des intervenants et ressources pédagogiques - Gestion des intervenants et formateurs de dernière minute - Constitution et suivi des dossiers animateurs / formateurs - Renfort back-office lors des périodes de forte activité 4. Organisation des examens et jurys - Création des examens dans CERES - Préparation et organisation des jurys pour les formations supérieures, en collaboration avec le pilote - Inscription aux examens sur Cyclades (réalisée par le pilote, en collaboration avec l'assistant administratif H/F) - Demande d'examen Permis C en collaboration a