Secrétaire / Assistant(e) du BTP (H/F)

Description

Le poste : Nous recherchons un(e) secrétaire / assistant(e) administratif(-ve) (H/F) spécialisé(e) dans le domaine de la Construction (Bâtiment), en CDI à temps plein, pour intégrer les équipes de la Direction Administrative et Financière du Groupe, située à Bussy-Saint-Martin (77600). Les missions : En lien avec la Secrétaire technique du Groupe, vous interviendrez principalement sur les missions suivantes : 1) Accueil et standard Assurer l'accueil physique et l'orientation des visiteurs externes, Prendre en charge le standard téléphonique : réception, filtrage et transmission des appels, prise de messages, Assurer le traitement des e-mails du service : tri, redirection et réponses, Gérer le courrier entrant et sortant, Le cas échéant, réceptionner les colis et en assurer la distribution interne. 2) Gestion administrative (BTP) Réaliser les démarches administratives liées au démarrage des chantiers (DICT, avis d'ouverture de chantier.), Préparer les dossiers administratifs : mise en place des supports (modèles de courriers, étiquettes d'envoi, contrats .), Rédiger, mettre en forme et envoyer les courriers liés aux chantiers : réponses clients, transmission d'ordres de service signés, mises en demeure, publipostages pour les sous-traitants, levée de réserves ., Assurer le classement et l'archivage des documents, en format papier et numérique, Coordonner les échanges avec les équipes chantier, Participer, en lien avec la Direction, au renouvellement annuel des qualifications de l'entreprise. 3) Gestion de la sous-traitance (BTP) Réceptionner les résultats de consultation, suivre les validations internes et les transmettre aux services concernés, Élaborer et suivre les documents administratifs (DC4, PPSPS, DOE .) Assurer le suivi administratif des dossiers de sous-traitants (mise à jour des dossiers, tableaux de suivi, relances), Vérifier la conformité des dossiers de marchés et assurer leur validation avant transmission au maître d'œuvre / maître d'ouvrage,