Description
Mission : Accueil et relations avec les usagers - Assurer l'accueil physique et téléphonique des étudiants, visiteurs et partenaires - Informer les étudiants sur les conditions de séjour, les formalités administratives, les tarifs et les modalités d'admission - Organiser et superviser l'accueil des étudiants assuré par les autres réceptionnistes - Assurer la coordination avec les équipes internes, notamment le service de ménage Gestion administrative et organisationnelle - Réaliser les tâches de secrétariat quotidiennes : courriels, courriers, relances ; réception et envoi du courrier ; tenu du standard téléphonique - Encaisser les ventes liées à l'activité d'hébergement : redevances mensuelles - y compris suivi des relances - et les ventes annexes (cartes de photocopie ; forfaits visiteurs.) - Assurer la gestion des réservations (courts séjours, lits supplémentaires, événements culturels) - Tenir et mettre à jour les registres de l'accueil - Gérer les clés - Participer à l'organisation logistique des événements culturels (préparation des salles) - Contribuer aux actions de communication (notamment diffusion de la brochure trimestrielle) - Assurer la communication interne avec les résidents et les services supports de la Cité internationale (sécurité, admissions) - Être l'interlocuteur de l'entreprise de sécurité affiliée à la Maison : réunions de coordination, transmissions des consignes, lecture des rapports de garde. Encadrement et coordination - Élaborer et suivre les plannings du personnel d'accueil - Gérer les demandes d'absence et organiser les remplacements - Assurer la diffusion des informations au sein de l'équipe de réception et en direction des résidents de la Maison - Veiller à la bonne exécution des missions par les réceptionnistes (respect des procédures et consignes) - Contrôler les encaissements avant transmission à la responsable financière Sécurité et gestion opérationnelle - Gestion et programmation des badges d'accès des différents usagers de l