Description
Placé(e) sous l'autorité hiérarchique du Directeur de L'Ecole Doctorale SMEMAG, vous l'assisterez ainsi que les doctorants dans l'organisation et la gestion de l'ED. Votre mission principale sera d'assurer la gestion administrative (secrétariat, inscription des doctorants, gestion des formations de l'ED et communication de l'ED) et budgétaire (suivi des vacations, frais de fonctionnement) d'une école doctorale en appliquant des procédures dédiées. Vous faciliterez aussi les échanges et le partage d'informations en assurant rôle d'interface auprès des interlocuteurs internes (notamment les doctorants) et externes. Employé(e) par CentraleSupelec, vous serez intégré(e) dans la Graduate School Science de l'Ingénierie et des Systèmes de l'Université Paris Saclay et vous serez en interaction directe avec la Maison du Doctorat. A ce titre, les activités principales seront les suivantes : Appui à la direction de l'ED - Être l'interlocuteur privilégié des services supports de l'école ; - Gestion de l'agenda du Directeur ; - Organisation logistique des temps forts de l'ED (Journée de Rentrée, Conseils de l'ED, Comités de Direction, Réunion avec les directeurs d'Unité de recherche) : réservation des salles, commande du repas, information par mail, mise à jour des supports, définition des « Ordre du jour » en concertation avec le directeur de l'ED. ; - Suivi des demandes de participation financières de l'ED pour les inscriptions aux écoles thématiques ; - Suivi du budget de l'ED en lien avec la gestionnaire de la Graduate School SIS : déclarations des heures complémentaires des formations doctorales en vacations, et frais de fonctionnement ; - Organisation des formations de l'ED SMEMAG (environ 15 formations) : collecter les propositions, les faire passer en Comité de Direction, mettre en ligne dans ADUM le descriptif de la formation, communiquer avec les formateurs, gérer les demandes d'inscription, valider les points de formation, transmettre aux formateurs les bilans d'é